Automatització de processos: com millorar l’eficiència i reduir errors a la teva empresa
L’automatització de processos interns a les empreses ha deixat de ser una simple millora per convertir-se en una necessitat estratègica, ja que les organitzacions que depenen de tasques manuals repetitives s’enfronten a errors, lentitud i costos operatius més elevats.
L’automatització de processos implica l’ús de tecnologia per executar tasques o fluxos de treball amb mínima intervenció humana, alliberant l’equip perquè es pugui centrar en activitats estratègiques, creatives i d’atenció al client, que realment aporten valor i creixement.
En aquest article explorarem les àrees més rendibles per implementar l’automatització de processos, juntament amb les eines i tecnologies més efectives disponibles avui en dia.
Àrees clau per a l’automatització de processos interns
Abans de triar eines, és fonamental identificar els processos repetitius i d’alt volum que són candidats ideals per a l’automatització. Això assegura un retorn de la inversió (ROI) ràpid i resultats realment visibles.
Com automatitzar les finances i la comptabilitat de l’empresa
El departament financer és el que més es beneficia de l’automatització per la naturalesa estructurada de les seves dades.
- Gestió de comptes a pagar: Aquest és el procés estrella. Involucra la recepció de factures, l’extracció manual de dades (proveïdor, import, NIF), la conciliació amb comandes de compra i la introducció d’assentaments comptables. L’automatització el transforma mitjançant el Processament Intel·ligent de Documents (IDP), que captura les dades de forma autònoma i les introdueix directament en el sistema ERP o programa de gestió.
- Conciliació bancària i facturació: La comparació i comprovació d’extractes bancaris amb els registres interns és una tasca tediosa. Els sistemes automatitzats es connecten directament als bancs per realitzar aquesta tasca en temps real. Eines de gestió com GsGestión o similars són molt bones en aquesta àrea, permetent creuar automàticament la informació de pagaments i cobraments, i fins i tot automatitzant l’emissió de factures recurrents.
- Gestió de despeses: S’automatitza el procés des de l’inici, amb la captura del rebut mitjançant una aplicació mòbil (eliminant el paper) fins a l’aprovació digital i el reemborsament automàtic al treballador.
Com automatitzar els recursos humans de l’empresa
L’automatització en RR.HH. se centra, entre altres coses, a millorar l’Experiència de l’Empleat (EX) i reduir la càrrega administrativa.
- Onboarding i offboarding: La incorporació d’un nou empleat (onboarding) implica la gestió de múltiples documents, la creació d’usuaris, l’assignació d’equips i la coordinació entre diferents departaments. L’automatització orquestra aquestes tasques de forma seqüencial, garantint que el nou empleat estigui operatiu des del primer dia. El mateix aplica per al procés de sortida (offboarding), assegurant que tots els accessos es revoquin de manera segura.
- Gestió de sol·licituds: Tasques com la petició de vacances, el registre d’hores o la consulta de nòmines es poden canalitzar a través d’un Portal de l’Empleat, permetent l’autoservei i eliminant la necessitat de correus electrònics i aprovacions manuals. Eines ja desenvolupades i líders en el mercat són: Sesame HR, Factorial o Personio.
Com automatitzar altres processos de l’empresa
Més enllà dels departaments específics, existeix un ampli conjunt de tasques que es poden automatitzar en qualsevol àrea de l’empresa.
- Classificació i emmagatzematge documental: El procés d’arxivar documents escanejats o digitals s’automatitza mitjançant regles o IA, garantint que tots els fitxers es nomenin i es guardin seguint una taxonomia estricta i segura, eliminant la pèrdua de documents. Docuware o SharePoint de Microsoft permeten exprimir al màxim les seves funcionalitats per a una empresa organitzada i un equip ben comunicat.
- Gestió de leads i ticketing: Als departaments de vendes o suport, l’automatització garanteix que cada client potencial generat al lloc web o cada petició de suport rebuda s’assigni automàticament a l’agent o comercial correcte, segons criteris predefinits, eliminant temps d’espera innecessaris. Salesforce o TeamSupport són bones alternatives per aportar valor en aquest apartat.
Les millors eines per automatitzar processos interns
En lloc de dependre de plataformes de programació complexes, la majoria d’empreses aconsegueixen una automatització de processos significativa combinant funcionalitats integrades en el seu software de gestió diari amb eines de baix codi.
Programa de gestió integral (ERP, CRM)
La primera capa d’automatització ha de residir en els sistemes de gestió principals.
- ERP (Gestió de l’empresa): Sistemes com Sage, Odoo, Business Central o similars integren mòduls de comptabilitat, magatzem i facturació que automatitzen fluxos clau. Per exemple, en validar una entrada de magatzem, el sistema pot generar automàticament l’entrada de material, la seva ordre de pagament i conciliació.
- CRM (Gestió de clients i leads): Aquestes eines automatitzen el cicle de vida del client, des de l’enviament d’emails de seguiment després d’un primer contacte fins a l’assignació automàtica de tasques a un comercial quan un lead mostra interès. Hubspot destaca com una de les millors eines per a qualsevol sector.
- Valor principal: L’automatització es realitza dins del sistema que ja utilitza l’empresa, garantint la integritat de les dades sense dependre d’eines externes.
Què és l’automatització robòtica de processos (RPA)
La RPA (Robotic Process Automation) és la tecnologia clau per automatitzar tasques repetitives que travessen diferents aplicacions (on l’ERP no arriba).
- Com funciona la RPA? Un bot imita les accions humanes: inicia sessió en una web, copia dades d’un full de càlcul, les enganxa en una aplicació antiga i prem "Enviar". Ho fa 24/7, a gran velocitat i sense errors.
- Casos d’ús comuns: Extracció de dades d’informes periòdics que arriben per correu i introducció en un sistema sense API, o actualització massiva de preus en un portal web.
- Valor principal: Permet automatitzar processos que, d’altra manera, requeririen una costosa programació d’interfícies entre sistemes antics.
Plataformes de flux de treball i baix codi (Low-code / No-code)
Aquestes eines democratitzen l’automatització de processos interns, permetent als treballadors no tècnics crear els seus propis fluxos de treball.
- Low-code / No-code (LCNC): Plataformes amb interfícies visuals d’“arrossegar i deixar anar” per construir petites aplicacions i automatitzacions. Per exemple, un manager pot crear un flux que, en rebre un informe de stock baix, notifica automàticament l’equip de compres via Teams o Slack.
- Integració d’aplicacions: Eines dissenyades per connectar software que abans no es comunicava. Per exemple, connectar el formulari de contacte de la web corporativa amb una taula de seguiment de projectes.
- Valor principal: Ofereixen agilitat i redueixen la dependència del departament de TI per a automatitzacions senzilles.
Com automatitzar processos de manera fàcil
L’automatització de processos interns és el camí més directe cap a l’eficiència operativa i la digitalització el 2026. L’èxit no depèn de l’eina més cara o complexa, sinó de la correcta identificació i priorització dels processos que generen més pèrdua de temps i recursos.
Comença pel software de gestió que ja utilitzes i complementa les seves capacitats amb solucions de RPA o amb una petita integració cap a una eina externa/satèl·lit.
El camí cap a l’eficiència comença amb una avaluació honesta de quins punts estan consumint temps i talent.
Necessites ajuda?
Necessites ajuda per identificar quins processos de la teva empresa són els millors candidats per a l’automatització i quines eines s’adapten al teu software actual?
A iiT Soluciones som especialistes en guiar les empreses en la implementació de solucions d’automatització a mida per obtenir un retorn de la inversió ràpid.
Contacta’ns per a una avaluació gratuïta i sense compromís.