Automatització de processos: com millorar l’eficiència i reduir errors a la teva empresa
L’automatització de processos interns a les empreses ha deixat de ser una simple millora per convertir-se en una necessitat estratègica, ja que les organitzacions que depenen de tasques manuals repetitives s’enfronten a errors, lentitud i costos operatius més elevats.
L’automatització de processos implica l’ús de tecnologia per executar tasques o fluxos de treball amb mínima intervenció humana, alliberant l’equip perquè es pugui centrar en activitats estratègiques, creatives i d’atenció al client, que realment aporten valor i creixement.
En aquest article explorarem les àrees més rendibles per implementar l’automatització de processos, juntament amb les eines i tecnologies més efectives disponibles avui en dia.
Àrees clau per a l’automatització de processos interns
Antes de elegir herramientas, es fundamental identificar los procesos repetitivos y de alto volumen que son candidatos ideales para la automatización. Esto asegura un rápido retorno de inversión (ROI) y resultados realmente visibles.
Cómo automatizar las finanzas y contabilidad de la empresa
El departamento financiero es el que más se beneficia de la automatización por la naturaleza estructurada de sus datos.
Gestión de cuentas por pagar: Este es el proceso estrella. Involucra la recepción de facturas, la extracción manual de datos (proveedor, importe, NIF), la conciliación con órdenes de compra y la introducción de asientos contables. La automatización lo transforma mediante el Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP), que captura los datos de forma autónoma y los introduce directamente en el sistema ERP o software de gestión.
Conciliación bancaria y facturación: La comparación y el cotejo de extractos bancarios con los registros internos es una tarea tediosa. Los sistemas automatizados se conectan directamente a los bancos para realizar esta tarea en tiempo real. Herramientas de gestión como GsGestión o similares son muy buenas en esta área, permitiendo cruzar automáticamente la información de pagos y cobros, e incluso automatizando la emisión de facturas recurrentes.
Gestión de gastos: Se automatiza el proceso desde el inicio, con la captura del recibo mediante una aplicación móvil (eliminando el papel) hasta la aprobación digital y el reembolso automático al empleado.
Cómo automatizar los recursos humanos de la empresa
La automatización en RR.HH. se enfoca, entre otros, en mejorar la Experiencia del Empleado (EX) y reducir la carga administrativa.
Onboarding y offboarding: La incorporación de un nuevo empleado (onboarding) implica la gestión de múltiples documentos, la creación de usuarios, la asignación de equipos y la coordinación entre distintos departamentos. La automatización orquesta estas tareas de forma secuencial, garantizando que el nuevo empleado esté operativo desde el primer día. Lo mismo aplica para el proceso de salida (offboarding), asegurando que todos los accesos se revoquen de forma segura.
Gestión de solicitudes: Tareas como la petición de vacaciones, el registro de horas o la consulta de nóminas se pueden canalizar a través de un Portal del Empleado, permitiendo el autoservicio y eliminando la necesidad de correos electrónicos y aprobaciones manuales. Herramientas ya desarrolladas y líderes son: Sesame HR, Factorial o Personio.
Cómo automatizar otros procesos de la empresa
Más allá de los departamentos específicos, existe un amplio conjunto de tareas que se pueden automatizar en cualquier área de la empresa.
Clasificación y almacenamiento documental: El proceso de archivar documentos escaneados o digitales se automatiza mediante reglas o IA, garantizando que todos los archivos se nombren y se guarden siguiendo una taxonomía estricta y segura, eliminando la pérdida de documentos. Docuware o Sharepoint de Microsoft permiten exprimir al máximo sus características para una empresa organizada y un equipo bien comunicado.
Gestión de leads y ticketing: En los departamentos de ventas o soporte, la automatización garantiza que cada cliente potencial generado en el sitio web o cada petición de soporte recibido se asigne automáticamente al agente o comercial correcto, según criterios predefinidos, eliminando tiempos de espera innecesarios. Salesforce o TeamSupport son buenas alternativas para aportar valor en este apartado.
Les millors eines per automatitzar processos interns
En lloc de dependre de plataformes de programació complexes, la majoria d’empreses aconsegueixen una automatització de processos significativa combinant funcionalitats integrades en el seu software de gestió diari amb eines de baix codi.
Programa de gestió integral (ERP, CRM)
La primera capa d’automatització ha de residir en els sistemes de gestió principals.
- ERP (Gestió de l’empresa): Sistemes com Sage, Odoo, Business Central o similars integren mòduls de comptabilitat, magatzem i facturació que automatitzen fluxos clau. Per exemple, en validar una entrada de magatzem, el sistema pot generar automàticament l’entrada de material, la seva ordre de pagament i conciliació.
- CRM (Gestió de clients i leads): Aquestes eines automatitzen el cicle de vida del client, des de l’enviament d’emails de seguiment després d’un primer contacte fins a l’assignació automàtica de tasques a un comercial quan un lead mostra interès. Hubspot destaca com una de les millors eines per a qualsevol sector.
- Valor principal: L’automatització es realitza dins del sistema que ja utilitza l’empresa, garantint la integritat de les dades sense dependre d’eines externes.
Què és l’automatització robòtica de processos (RPA)
La RPA (Robotic Process Automation) és la tecnologia clau per automatitzar tasques repetitives que travessen diferents aplicacions (on l’ERP no arriba).
- Com funciona la RPA? Un bot imita les accions humanes: inicia sessió en una web, copia dades d’un full de càlcul, les enganxa en una aplicació antiga i prem "Enviar". Ho fa 24/7, a gran velocitat i sense errors.
- Casos d’ús comuns: Extracció de dades d’informes periòdics que arriben per correu i introducció en un sistema sense API, o actualització massiva de preus en un portal web.
- Valor principal: Permet automatitzar processos que, d’altra manera, requeririen una costosa programació d’interfícies entre sistemes antics.
Plataformes de flux de treball i baix codi (Low-code / No-code)
Aquestes eines democratitzen l’automatització de processos interns, permetent als treballadors no tècnics crear els seus propis fluxos de treball.
- Low-code / No-code (LCNC): Plataformes amb interfícies visuals d’“arrossegar i deixar anar” per construir petites aplicacions i automatitzacions. Per exemple, un manager pot crear un flux que, en rebre un informe de stock baix, notifica automàticament l’equip de compres via Teams o Slack.
- Integració d’aplicacions: Eines dissenyades per connectar software que abans no es comunicava. Per exemple, connectar el formulari de contacte de la web corporativa amb una taula de seguiment de projectes.
- Valor principal: Ofereixen agilitat i redueixen la dependència del departament de TI per a automatitzacions senzilles.
Com automatitzar processos de manera fàcil
L’automatització de processos interns és el camí més directe cap a l’eficiència operativa i la digitalització el 2026. L’èxit no depèn de l’eina més cara o complexa, sinó de la correcta identificació i priorització dels processos que generen més pèrdua de temps i recursos.
Comença pel software de gestió que ja utilitzes i complementa les seves capacitats amb solucions de RPA o amb una petita integració cap a una eina externa/satèl·lit.
El camí cap a l’eficiència comença amb una avaluació honesta de quins punts estan consumint temps i talent.
Necessites ajuda?
Necessites ajuda per identificar quins processos de la teva empresa són els millors candidats per a l’automatització i quines eines s’adapten al teu software actual?
A iiT Soluciones som especialistes en guiar les empreses en la implementació de solucions d’automatització a mida per obtenir un retorn de la inversió ràpid.
Contacta’ns per a una avaluació gratuïta i sense compromís.